Organização de Eventos

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Se este é um espaço de partilha, então penso que também poderei deixar aqui o meu contributo a toda a comunidade e a todos os interessados em geral nestas questões do Turismo e na organização de eventos em particular.

A realização deste evento, decorreu a 21 de Dezembro de 2009 tendo por base o Jantar de Natal aberto à comunidade dos professores e funcionários da ESTF/IESF, e que visou a coesão do grupo e o reconhecimento dos bons serviços prestados em prol da instituição e do sucesso dos seus alunos.

A organização e realização do jantar ficou a cargo dos alunos do 1º ano de Turismo ESTF (triénio 2009/2012), após terem solicitado à Direcção a possibilidade de intervirem de forma activa. De facto, tinham como objectivo aplicarem os conhecimentos e competências adquiridas em contextos de aula e profissional, por um lado e, por outro, angariarem fundos para financiar a visita de estudo a Londres que se iria realizar entre os dias 17 e 20 de Fevereiro, de 2010.

Sendo este o contexto da realização da actividade Jantar de Natal, a preparação da mesma teve lugar após várias reuniões com o Professor da disciplina de Inglês, Dr. Fernando Mota. Os alunos tiveram a oportunidade gerir e organizar um evento com o apoio da unidade logística do Instituto coordenada pelo Dr. Hugo Noronha. A turma foi dividida em quatro grupos que realizaram tarefas conjuntas e especificas a cada um deles.

Planeamento e Organização

 A organização deste evento decompôs-se em três partes:

1ª Parte – Elaboração do Projecto

A elaboração do projecto contou com a ajuda preciosa do Professor de Inglês, o Dr. Fernando Mota, e do Dr. Hugo Noronha – responsável pela logística do Instituto.

Nesta fase, foram anotados todos os pontos a ter em conta, tais como:

ü  Apresentação do projecto à Direcção do Instituto

ü  Elaboração da lista de compras e respectivos gastos financeiros

ü  A requisição do espaço e da equipa de trabalho;  

Esta fase de preparação teve uma duração de mais ou menos 3 semanas.

2ª Parte – Concretização do Evento

Toda a equipa esteve sempre motivada para que o projecto fosse um sucesso. O início da actividade deu-se por volta das 15h do dia 21 de Dezembro de 2009.

Nesta fase, e dada a sua especificidade, foi preponderante a orientação do nosso Chefe de Cozinha – o aluno Adão Silva. Esta orientação traduziu-se da seguinte forma:

ü  Preparação e confecção dos pratos a servir no buffet – a cargo da Mónica, Katia   e da esposa do Sr. Adão e do Chefe.

ü  Colocação das mesas e respectiva decoração do espaço – cuja responsabilidade recaiu sobre a Sandra, a Sara, o Gilberto e o Ivan.

ü  Iniciação à confecção dos pratos principais, sempre liderados pelo Sr. Adão e auxiliados pelo resto da equipa (Hermínio, Nuno, Fernanda)

ü  Recepção aos convidados com um Porto-de-boas-vindas – O primeiro contacto com os convidados esteve a cargo dos muito simpáticos e profissionais Miguel Silva, Rui Pedro e Hermínio, que fizeram questão de honrar os convidados com uma excelente bebida portuguesa.

ü  Recepção das sobremesas oferecidas pelos ilustres convidados.

Mais à noite, e depois dos aperitivos, procedeu-se:

ü  Abertura do Buffet

ü  Passagem para as mesas para desfrutar da sopa e dos pratos principais

ü  Abertura da mesa de sobremesas

ü  Relax drink – onde foram servidas bebidas digestivas e cafés

A equipa que acompanhou e esteve à disposição dos convidados durante esta fase foi: o Miguel Silva, o Rui Pedro, a Mónica e a Linda.

Seguiram-se momentos de emoção ao ouvir o discurso da Presidente do IESF – Dra. Dulce Noronha - que tão gentilmente dirigiu a todos mensagens de esperança e de Boas Festas e um rasgado elogio à turma de Turismo 1º Ano pela excelência demonstrada na organização e realização do festim.

Abriu-se o Karaoke o que permitiu também momentos divertidos com a participação de alguns convidados e de um ou outro docente.

3ª Parte – Limpeza do Espaço e Balanço

Liderado pela Mina,  todos os outros elementos da equipa, prontificaram-se a deixar o espaço cedido pela escola tal qual o encontraram – arrumado e limpo.

No final da noite, pudemos juntar-nos e concluir que, para além de muito trabalhoso e com algum stress à mistura, acabou por ser muito recompensador visto o evento se ter traduzido numa experiência única para todos e por ter sido considerado “um sucesso retumbante sem precedentes”.

 Conclusão

O Jantar de Natal permitiu aos alunos do 1º ano do curso de Turismo a organização e realização de uma actividade enriquecedora em termos académicos e profissionais. Ainda assim, entre o planeamento, as reuniões, a preparação, confecção, execução e avaliação deste evento, foram investidas mais de 60 horas.

O resultado foi elogiado pelos participantes que ficaram agradados pela qualidade da ementa e do serviço prestado. Os principais dirigentes da Instituição agradeceram formalmente durante o jantar o trabalho e o profissionalismo dos alunos envolvidos.

Por outro lado, o objectivo de angariar fundos para a realização da visita de estudo a Londres foi atingido na medida em que foi conseguida a quantia de 210 euros! Assim, os alunos de Turismo puderam contar mais uma vez com a ajuda e disponibilidade dos órgãos decisores do IESF.

A nível pessoal, os alunos também ganharam muito, dado que conseguiram abraçar um projecto e levá-lo a bom porto fazendo prova de um espírito de coesão de grupo.

As duas partes, alunos e direcção, abriram perspectivas para actividades futuras no âmbito das suas competências ligadas ao Turismo.
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Espero que este trabalho sirva também de incentivo para que outros grupos possam desenvolver projectos similares e que também eles possam aqui partilhar essas experiências com todos nós. Da nossa turma, e de mim em particular, podem contar com todo o apoio.

Adão Silva
Triénio 2009/2012